Un système modulaire et ouvert de gestion des achats

EasyNet Purchase est un progiciel de gestion des achats qui intègre les derniers développements de la technologie Internet offrant ainsi aux utilisateurs la possibilité de s'ouvrir sur l'extérieur et de travailler sur le modèle de l'entreprise étendue.

Grâce à son module de développement Cold Fusion, il est facile d'intégrer des fonctions spécifiques pour répondre à des besoins particuliers sans jamais remettre en cause l'évolutivité standard du logiciel.

EasyNet Purchase couvre totalement le processus des achats :

• Demandes d'achats,
• Gestion des signatures,
• Commandes directes ou émission d'appels d'offres,
• Gestion des appels d'offres
• Réception
• Contrôle factures

EasyNet Purchase: une offre modulaire

L'offre EasyNet Purchase est composée des modules suivants :

• La gestion des catalogues articles et fournisseurs,
• La gestion des demandes d'achats, des contrats et des budgets,
• La gestion des appels d'offre et des commandes,
• La gestion des livraisons et des stocks multi-entrepôts
• Le rapprochement des factures et l'intégration comptable. ( automatique avec les progiciels EasyNet Financial et Easy Open Financial).
• L'intégration avec le logiciel EasyNet Fixed Assets (gestion des immobilisations).

La gestion des catalogues :

Permet de construire, de distribuer et de tenir à jour des catalogues électroniques de fournisseurs et d'articles, groupés suivant plusieurs critères: familles, modèles, articles génériques, articles liés, accessoires,… L'ordre dans lequel les catalogues peuvent être consultés est libre en fonction d'un de ces critères.

La gestion des demandes d'achats :

• L'utilisateur se connecte à l'application,
• Il accède au module achats et construit sa demande sur base de produits référencés dans son "panier" d'articles. Il peut ajouter des articles non référencés.
• A la fin de sa demande, il enregistre cette dernière en spécifiant une date souhaitée de livraison et une description de sa demande.
• La demande entre ( si elle est à traiter) dans le circuit d'approbation comportant n niveaux d'approbation en fonction de règles pré-définies. Chaque personne en charge de validation est avertie par courriel. Lorsque la demande est approuvée, celle-ci passe automatiquement à l'étape de validation suivante et tant le demandeur que le responsable du niveau suivant en sont avertis par courriel.
• A tout moment, le demandeur peut suivre l'état de ses demandes d'achat.
• A la fin des étapes de validation, la demande est contrôlée par rapport au budget et aux contraintes de sécurité et aboutit au service achats pour traitement ( demande d'offre, commande, réception et finalement livraison au demandeur).

La gestion des offres et des commandes en ligne :

Sur base des demandes d'achats approuvées, les commandes sont lancées, soit directement, soit via un appel d'offre préalable, lancé vers un ou plusieurs fournisseurs. La communication avec les fournisseurs potentiels peut s'effectuer par courriel ou fax.

La gestion des livraisons et des stocks :

La livraison peut être directe ou via les stocks (définition préalable des entrepôts, emplacements, compartiments, allées, armoires,…). Elle peut être totale, partielle ou en surplus.

Le rapprochement des factures et l'intégration comptable :

A la réception de la facture, celle-çi est rapprochée de la commande pour imputation comptable et intégration. Les mouvements de stock sont intégrés automatiquement dans Easy Open Financial ou Easynet Financial, les réceptions non rapprochées sont provisionnées.